MatchingPartners ist eine kostenfreie Hotelbuchungsagentur und MICE-Agentur für Firmen. Wir vermitteln Hotels und Eventlocations für Tagungen, Konferenzen, Workshops und Firmenveranstaltungen – in Deutschland und EU-weit.

MICE steht für Meetings, Incentives, Conferences und Events. Eine MICE-Agentur wie MatchingPartners unterstützt Unternehmen bei der Suche, Auswahl und Buchung von Hotels und Locations für geschäftliche Veranstaltungen aller Art.

Während eine klassische Eventagentur das gesamte Eventmanagement übernimmt, ist MatchingPartners auf die Hotelvermittlung und Locationsuche für Firmenveranstaltungen spezialisiert – kostenfrei für den Kunden und mit tiefem Branchenwissen aus der Hotellerie.

Wir unterstützen Sie bei Tagungen, Konferenzen, Kickoff-Events, Jahresauftaktveranstaltungen, Workshops, Schulungen, Strategieklausuren, Vertriebstagungen, Incentive-Reisen, Roadshows, Produkteinführungen und Weihnachtsfeiern.

Wir arbeiten ab ca. 10 Zimmern bzw. 10 Teilnehmenden – sowohl für kleinere Firmenveranstaltungen als auch für große Konzerntagungen mit mehreren hundert Personen.

Ja. Unsere Dienstleistung ist für Sie als Firmenkunde vollständig kostenfrei. Wir werden von den Hotels über eine Vermittlungspauschale vergütet – ohne Aufpreis für Sie.

Hotels schätzen den Mehrwert einer professionellen Agentur: Wir liefern qualifizierte Anfragen, reduzieren den Aufwand für Hotels und schaffen verlässliche Buchungen. Dafür erhalten wir eine Provision direkt vom Hotel – Sie zahlen nichts extra.

Nein. Dank unserer Verhandlungskompetenz und langjähriger Hotelpartnerschaften erzielen wir häufig bessere Konditionen als bei einer Direktbuchung – bei identischem oder günstigerem Preis.

Nein. Unser Hotelbuchungsservice ist ohne zusätzliche Gebühren. Solange die Anfrage exklusiv über uns läuft, entstehen Ihnen keinerlei Kosten.

Wenn während der Anfragephase Parallelanfragen bei anderen Hotels oder Agenturen gestellt werden, berechnen wir unsere Arbeitszeit. Dies ist in unseren AGBs geregelt und dient dem Schutz unserer Leistung.

Die Abrechnung erfolgt direkt zwischen Ihrem Unternehmen und dem Hotel. MatchingPartners stellt keine Zwischenrechnung – Sie haben jederzeit volle Kostentransparenz.

Ja. Gerade KMU profitieren besonders von unserer kostenlosen Hotelsuche für Veranstaltungen, da sie kein eigenes Travel- oder Event-Sourcing-Team haben und trotzdem professionelle Unterstützung erhalten.

Sie senden uns Ihre Anfrage per Online-Formular, E-Mail oder Telefon. Wir recherchieren passende Hotels, prüfen Verfügbarkeiten, verhandeln Konditionen und liefern eine übersichtliche Auswertung – damit Sie direkt vergleichen können.

In der Regel innerhalb von 3–5 Werktagen nach Eingang Ihrer vollständigen Anfrage. Bei konkreter Deadline teilen Sie uns diese bitte direkt mit – wir richten uns danach.

Sobald Sie sich entschieden haben, bereiten wir den Vertrag vor. Der Vertragsabschluss erfolgt direkt zwischen Ihrem Unternehmen und dem Hotel oder der Location.

Ja. Wir stehen Ihnen bis zum Veranstaltungstag als Ansprechpartner zur Verfügung, erinnern rechtzeitig an Stornierungsfristen und helfen bei der Rechnungskontrolle.

Ideal sind: gewünschter Termin oder Zeitraum, Anzahl Teilnehmer, benötigte Zimmeranzahl, Veranstaltungsart, gewünschte Region sowie Budget – falls vorhanden. Auch erste grobe Angaben reichen für den Start.

Ja. Auf unserer Kontaktseite finden Sie ein Online-Formular sowie ein detailliertes PDF-Anfrageformular zum Download.

Wir sind EU-weit und international tätig – von Deutschland über Österreich, die Schweiz, Frankreich, Spanien, Italien, die Benelux-Staaten bis hin zu weiteren europäischen und globalen Destinationen

Ja. Berlin ist eine unserer Kernregionen. Wir kennen den Berliner Hotelmarkt aus erster Hand und finden für Sie das passende Konferenzhotel – schnell, kostenfrei und mit verhandelten Konditionen.

Ja. Frankfurt ist besonders für Messetermine und internationale Tagungen gefragt. Wir sichern Ihnen auch zu Stoßzeiten Verfügbarkeiten und attraktive Raten.

Ja. Ob Seminarhotel, Tagungshotel oder besondere Eventlocation – wir finden für Sie die passende Option in Hamburg und der Metropolregion.

Ja. München ist besonders zur Messezeit (z. B. bauma, IAA Mobility) stark nachgefragt. Eine frühzeitige Anfrage ist hier besonders empfehlenswert.

Ja. Gerade für Messen wie die DMEXCO in Köln oder Veranstaltungen rund um den Düsseldorfer Messekalender haben wir starke Hotelpartnerschaften in der Region.

Ja. Wir unterstützen Sie EU-weit bei der Hotelbuchung für Firmenreisen und internationale Veranstaltungen – mit lokalem Know-how und verlässlichen Partnern vor Ort.

Wir sind nicht an bestimmte Hotelketten gebunden. Wir arbeiten mit einem breiten Spektrum – von internationalen Kettenhotels über Boutique-Hotels bis hin zu Kongresszentren und besonderen Eventlocations.

Ja. Dank unseres Netzwerks finden wir auch ungewöhnliche und besondere Locations – vom Schlosshotel über das Designhotel bis zum exklusiven Tagungszentrum.

Wir analysieren Ihre Anforderungen (Teilnehmerzahl, Raumkapazität, Technik, Budget, Destination) und recherchieren gezielt Hotels, die Ihren Kriterien entsprechen – inklusive Verfügbarkeit und Verhandlung der besten Konditionen.

Ja. Die Verfügbarkeit geeigneter Tagungsräume und Meetingräume ist ein zentrales Kriterium bei jeder unserer Anfragen.

Ja. Diskretion, Qualität und die richtige Atmosphäre sind gerade für Klausurtagungen und Strategieworkshops entscheidend – wir finden Hotels, die diesen Ansprüchen gerecht werden.

Ja. Wir bieten EU-weit konsistente Qualität, koordinieren Hotels in allen wichtigen Märkten und unterstützen mit Projektmanagement sowie Partnern für Technik, Teilnehmermanagement und Transfers.

Absolut. Besonders für regelmäßige Trainings, Offsites oder Roadshows profitieren Sie von konsistenten Raten, festen Ansprechpartnern und eingespielten Prozessen.

Ja. Auch Eventagenturen nutzen unseren Hotelbuchungsservice, um schnell und effizient passende Hotels für ihre Kundenprojekte zu finden.

Ja. Viele unserer Kunden sind HR-Verantwortliche, Marketingleiter oder Assistenzen, die Firmenveranstaltungen organisieren – ohne eigenes Travel-Team. Wir übernehmen die gesamte Hotelrecherche und Angebotsauswertung.

Ja. Gerade für mittelständische Unternehmen mit mehreren Standorten, wiederkehrenden Schulungen oder Vertriebstagungen bieten wir einen echten Mehrwert durch Zeitersparnis und bessere Konditionen.

So früh wie möglich. Je früher Sie anfragen, desto besser sind Verfügbarkeit und Preise – besonders in Topmonaten wie Mai und September sowie rund um Messen.

Wenn man Feiertage, Ferienzeiten, Messewochen und unbeliebte Wochentage herausrechnet, bleiben Unternehmen nur ca. 95–100 attraktive Veranstaltungstage im Jahr – auf die sich alle gleichzeitig stürzen.

Mindestens 6–12 Monate im Voraus. Bei großen Messen sind Kapazitäten oft sehr früh ausgebucht – eine frühzeitige Anfrage ist daher dringend empfohlen.

Ja, auch kurzfristige Anfragen bearbeiten wir – je nach Destination und Verfügbarkeit. Kontaktieren Sie uns direkt, wir prüfen umgehend die Optionen.

In der Regel 3–5 Werktage nach Eingang Ihrer vollständigen Anfrage. Bei dringendem Bedarf sprechen Sie uns bitte direkt an.

Wir koordinieren über Partnerunternehmen auch Transfers, Teilnehmermanagement, Vor-Ort-Betreuung, Incentive-Programme, Rahmenprogramme sowie Speaker, Künstler und Musiker.

Ja. Wir arbeiten mit mehreren Partnern zusammen und können Ihnen auch Vergleichsangebote für Transfers vorlegen.

Gemeinsam mit einem Spezialpartner koordinieren wir Anmeldung, Kommunikation und Betreuung Ihrer Teilnehmer – von der Einladung bis zur Abreise.

Ja. Über unser Netzwerk finden wir passende Teambuilding-Programme, kulturelle Highlights oder Abendveranstaltungen – abgestimmt auf Ihre Veranstaltung und Zielgruppe.

Ja. Auch bei Incentive-Reisen in Deutschland und EU-weit können wir helfen – von der Hotelsuche bis zur Koordination des Rahmenprogramms.

Sobald wir gemeinsam mit der Planung beginnen, bitten wir Sie, keine Parallelanfragen bei anderen Agenturen oder Hotels zu stellen. So können wir transparent, effizient und mit vollem Einsatz für Sie arbeiten.

Wir respektieren Ihre Entscheidung und pflegen weiterhin einen offenen und transparenten Austausch. Eine langfristige Partnerschaft ist uns wichtig.

Wir haben bereits über 1.000 Events gebucht und begleitet – von kleinen Workshops bis zu internationalen Großveranstaltungen.

Ja. Wir verarbeiten Ihre Daten DSGVO-konform. Alle Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung auf der Website.

Sie erreichen uns über das Kontaktformular auf unserer Website, per E-Mail an info@matching-partners.de oder telefonisch unter +49 171 1240800. Gerne vereinbaren wir auch ein persönliches Kennenlerngespräch.